校档〔2022〕1号

第一章  总 则

第一条 为提高我校档案工作水平，有效利用和保护档案，为学校教学、科研、管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》等规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的，对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校将档案工作纳入学校整体发展规划，实行统一领导，集中管理的原则，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

第四条 学校档案工作由学校业务主管部门领导，同时接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第二章  领导体制、机构及职责

第五条 学校档案工作在校长领导下由分管校领导负责，综合档案室是学校档案工作的牵头管理部门，以各职能部门、直属单位、各学部（以下简称各单位）档案工作负责人、兼职档案人员为基础的档案管理体系。

第六条 学校档案工作由校长领导，其主要职责是:

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，审批学校档案工作的规章制度;

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作的同步发展;

（三）建立并健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费;

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第七条 主管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，主要职责是：

（一）制定实施学校档案工作中长期发展规划；

（二）组织协调综合档案室和各单位的档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展；

（三）听取综合档案室工作汇报，研究并协调解决档案工作中的重大问题，为学校档案工作的发展创造良好条件；

（四）监督、检查学校档案工作，组织开展学校档案工作评估。

第八条 综合档案室挂靠在校长办公室，全校各单位的档案工作应接受综合档案室的指导、监督和检查。其基本职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作;

（二）拟订本校的档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）指导、监督和检查全校各单位文件材料的收集、整理和归档工作；

（四）负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

（五）编制档案检索工具，编研、出版档案史料，积极开发档案信息资源;

（六）组织实施档案信息化建设，开展电子文件归档工作;

（七）开展档案的开放和利用工作；

（八）建立和健全档案工作网络，开展对全校档案工作人员的业务培训;

（九）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能;

（十）开展档案学术研究和交流活动;

（十一）完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。

第九条 全校各单位必须有一名负责人分管档案工作，并配备兼职档案工作人员，负责本单位文件材料的收集、整理和移交工作。

各单位兼职档案工作人员基本职责:

（一）贯彻执行学校档案工作的政策和规定;

（二）负责组织和指导相关人员及时整理文件材料，完成档案材料的收集、保管、整理和归档工作；

（三）负责本单位档案的完整、准确、系统和安全。

第三章  档案的管理

第十条 学校应建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十一条各单位文件材料归档范围和保管期限参照相关文件确定。归档材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、实物等各种载体形式。纸质档案材料和电子档案材料实行同步归档。

第十二条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各单位或个人在教学、科研、管理等职务活动中形成的文件材料，由文件材料形成人员按归档要求，系统整理，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本单位负责档案工作的人员检查合格后向档案部门移交。

第十三条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，著录规范，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的相关标准执行。

第十四条归档时间与手续：

（一）各单位形成的综合类文件材料应当在次年6月底前归档；

（二）各学部形成的教学类文件材料应当在次学年寒假前归档；

（三）科研、基建项目和专题性文件材料，在项目完成通过鉴定验收后第二年完成整理归档工作；

（四）专利文件在专利批准后第二年完成整理归档工作；

（五）档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写移交清册一式二份，并由交接双方签字盖章。

第十五条综合档案室应做好档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、统计等工作，加强档案的保护工作，采用先进的档案保护技术，防止档案破损、褪色、霉变和失散。

第十六条学校各单位或个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案部门可以通过征集、代管等形式进行管理。

第十七条 综合档案室和各单位应定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，消除安全隐患。如有特殊情况，应立即向有关领导汇报，及时处理。

档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第十八条对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报主管部门负责人和分管校领导批准后，予以销毁。销毁档案时，必须有两人监销，并在销毁清册上签名。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第四章  档案的利用与公布

第十九条综合档案室应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十条综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十一条 校内外单位或个人，持有效证件或合法证明，可利用本校已开放的档案。境外组织或个人利用本校档案，须按照国家有关规定办理。

第二十二条 查阅、利用未开放档案须经相关部门同意，并经档案部门负责人批准。涉密档案的利用按保密部门规定执行，涉及重大问题的，还须经主管校领导批准。

第二十三条 学校的重要、珍贵档案，一般不提供原件使用。如有特殊需要，应当经档案部门负责人批准。

第二十四条 综合档案室应积极开展档案编研和宣传工作，编制必要的检索工具，提供开放档案目录，为社会利用档案创造便利条件。

第五章  条件保障

第二十五条 学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第二十六条 学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，馆库建设按照《档案馆建设标准》的要求执行。

存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第二十七条 学校应当为综合档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需要的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章  奖励与处罚

第二十八条 学校应建立健全档案工作检查、考核和评比表彰制度，实施定期检查评比和表彰。

第二十九条 有下列事迹之一的，学校及有关部门应当给予表彰和奖励:

(一)对档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;

(三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给综合档案室的;

(五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十条 有下列行为之一的，由综合档案室责令限期改正；情节严重的，经报校领导批准，对直接责任人员或主管责任人员给予校内行政处分;构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任:

(一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的;

(三）涂改、伪造档案的;

(四）擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章  附 则

第三十一条 本办法由综合档案室负责解释。

第三十二条 本办法自公布之日起施行。《文华学院档案管理办法》（院档〔2011〕年1号）同时废止。